Over het toetsingsmodel

Wat is het?

Het toetsingsmodel informatiehuishouding erfgoedinstellingen (hierna: toetsingsmodel) is een online instrument dat - de naam zegt het al - een indruk geeft van de informatiehuishouding van een erfgoedinstelling. Daarbij gaat het primair om het beheer, het behoud, het (her)gebruik en de presentatie van de digitale collecties. Zaken als financieel of gebouwbeheer vallen buiten de scope van het toetsingsmodel.

Wat is het niet?

Het toetsingsmodel is geen keurmerk of audit instrument. Het gaat hier om een zelf-toets die je een eerste indruk geeft van je informatiehuishouding. 

In de oorspronkelijke doelstelling van het project was overigens wel sprake van de ontwikkeling van een keurmerk voor erfgoedsoftware. Zie onderstaande kopje (totstandstandkoming) over deze verandering van scope.  

Hoe werkt het?

De gebruiker doorloopt, na het aanmaken van een profiel, een 30-tal vragen die zijn gekoppeld aan drie ambities (zie ook verdere uitleg in het onderstaande): zichtbaar (hoe zichtbaar zijn mijn digitale collecties?), bruikbaar (hoe zijn mijn digitale collecties aan die van anderen verbonden?) en houdbaar (hoe duurzaam is de bewaring van mijn collecties?). Na het doorlopen van de vragen wordt een eindrapport gegenereerd met daarin een overzicht hoe je hebt gescoord per ambitie (inzichtelijk gemaakt met een grafiek) en voor de vragen die met "nee" of "in wording" zijn beantwoord krijg je een advies hoe hierin verbetering aan te brengen.  

Hoe werken de scores? 

Per vraag scoor je een percentage dat afhankelijk is van de hoeveel vragen per ambitie. Vragen waarop met "n.v.t." (niet van toepassing) is geantwoord tellen niet mee in dit totaal. Vragen die beantwoord worden met "ja" ontvangen de maximale score, met "in wording" de helft van die score en met "nee" geen score.

De vragen hebben voor als nog allemaal een gelijk gewicht. 

Hoeveel belang moet ik aan de scores hechten?

De scores geven een indruk hoe ver je gevorderd bent op bijvoorbeeld duurzaam gebied. Het is echter geen cijfer dat een absolute prestatieindicator moet worden gezien en gebruikt. Belangrijker zijn de suggesties ter verbetering van de informatiehuishouding. 

Drie ambities

Het toetsingsmodel gaat uit van drie ambities die nauw aansluiten bij de digitale praktijk van erfgoedinstelingen en bij zogenaamde drielagen model zoals die die is geformuleerd in het OCW programma Netwerk Digitaal Erfgoed:

  • Zichtbaar: Bij deze deze ambitie gaat het om de vergroting van de de zichtbaarheid van je collectie(s) en het beter bedienen van bestaande doelgroepen. Daarbij hoort ook het verkennen van de vraag van de gebruikers en het stimuleren van het hergebruik van de collectie(s) door derden.
  • Bruikbaar: De mate waarin de digitale collectie is verbonden aan, en bruikbaar is, voor anderen. Het gaat daarbij om het kunnen aansluiten bij thematische (bijvoorbeeld Netwerk Oorlogsbronnen), regionale (bijvoorbeeld Thuis in Brabant), nationale (Digitale Collectie Nederland, DIMCON) en internationale (Europeana, Apex) portaal of aggregatie initiatieven. Daarnaast gaat het om het kunnen delen van de collectiedata met de buitenwereld voor hergebruik. Tenslotte wordt ook getoetst of de eigen collectiedata kunnen worden verrijkt met externe informatiebronnen die zijn verkregen door crowdsourcing of sociale media iniatieven.
  • Houdbaar: bij deze ambitie gaat het om de duurzame bewaring en toegankelijkheid van de digitale collecties. Daarbij worden een aantal minimum eisen geformuleerd en verwezen naar verschillende certificeringstrajecten voor een digitaal depot. Onder deze ambitie vallen ook aantal specifieke eisen betreffende de gebruikte software voor beheer van de digitale collecties.

Wat kun je er mee?

Met het eindrapport kun je zien hoe de bovengenoemde ambities zich verhouden tot de realiteit van de infomatiehuishouding. Het geeft daarmee een indruk hoeveel er nog moet worden verbeterd om tot een optimale situatie te komen. Die optimale situatie bestaat er uit de digitale collecties perfect vindbaar, (her)bruikbaar en duurzaam toegankelijk zijn.

Het eindrapport kan je tenminste op twee manieren helpen:

  1. Een indicatie bieden van alles wat er nog moet gebeuren om tot de optimale situatie te komen. Je kan daarbij gebruik maken van de suggesties ter verbetering ("wat te doen"). Ook kan je op basis van het eindrapport prioriteiten stellen. Dat kan op het niveau van de ambities ("ik zet de komende tijd in op verbetering van de duurzame bewaring van mijn collecties") of op het niveau van de vragen en suggesties. 
  2. Een basis bieden voor nieuw informatiebeleid. Het eindrapport geeft aan waar je komende tijd in zou moeten investeren om te te komen tot een verbetering van de informatiehuishouding en vormt, met de keuzes en afwegingen die je daar in maakt, daarmee de kern voor nieuw informatiebeleid. 

Wat gebeurt er met mijn gegevens?

De ingevulde gegevens zijn behalve voor medewerkers van DEN voor niemand zichtbaar en zullen ook nooit, zonder expliciete toestemming van een instelling, openbaar worden gemaakt. De gegevens zullen door DEN mogelijk wel statistisch worden verwerkt. Dat zal echter op geanonimiseerde manier gebeuren. Ook bij de nog te ontwikkelen benchmarking module zal de geldeelde informatie anoniem worden verwerkt.  

Totstandingkoming

Financiering en uitvoering

Het Toetsingsmodel is tot standgekomen met OCW projectmiddelen. Het project liep van januari 2014 tot maart 2015. De projectleiding en uitvoering lag in handen van Stichting DEN. DEN werd daarbij ondersteunt door een raad van advies en een klankbordgroep. Zie ook het originele projectplan

Originele doelstelling

De originele doelstelling van het project was het tot stand brengen van een keurmerk voor software die erfgoedinstellingen gebruiken bij de ontsluiting, publicatie en distributie van hun metadata, digitale collecties en andere digitale producten. Het keurmerk zou helpen meer samenhang en efficiency te realiseren tussen de diverse soorten software voor digitaal erfgoed die in omloop zijn. Interoperabilteit (uitwisselbaarheid en hergebruik van data), modulaire opzet (drielaagsmodel) en duurzaamheid stonden hierbij voorop. Het keurmerk richtte zich in eerste instantie op collectiemanagementsoftware (collectieregistratie- en digital asset managementsoftware).

Van keurmerk erfgoedsoftware naar toetsingsmodel informatiehuishouding erfgoedinstellingen

Na een grondig (markt)onderzoek bleek de behoefte aan een keurmerk niet erg groot te zijn en werd met name duidelijk dat de focus op software alleen onvoldoende resultaat zou bereiken. De implementatie van de software en de lokale situatie werden als minstens zo belangrijk geacht. Ook werd al snel duidelijk dat de ontwikkeling van een keurmerk niet zou kunnen worden gerealiseerd in relatief korte projectduur. Uit verder onderzoek naar andere keurmerken bleek dat de ontwikkeling van een keurmerk vraagt om een meerjarenperspectief. 

Er is daarom met goedkeuring van OCW en de raad van advies besloten het project om te buigen naar een zelftest waarmee erfgoedinstellingen de eigen informatiehuishouding kunnen toetsen. Interoperabilteit, modulaire opzet (drielaagsmodel) en duurzaamheid bleven hierbij als uitgangspunten fungeren. Als voorbeeld gold daarbij het Scoremodel digitale duurzaamheid. Even als het Scoremodel is het toetsingsmodel opgezet als online webtool waarbij de gebruiker een aantal secties van vragen moet doorlopen om daarna een eindrapport en actieplan gepresenteerd te krijgen.  

Leveren commentaar

Een tool als deze kan altijd beter. Commentaar is daarom immer welkom! Stuur een mail aan den@den.nl o.v.v. "toetsingsmodel informatiehouding" of bel naar 070-3140343.

Webtool/Colofon

De webtool en vormgeving zijn verzorgd door Bitman

De teksten en inhoud zijn ontwikkeld door Stichting DEN. DEN is daarbij ondersteund door een raad van advies en een klankbordgroep.